Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité
Le Carrefour Parenfants est un organisme à but non lucratif qui vise le mieux-être des familles en favorisant le développement des enfants ainsi que le soutien aux parents dans leur responsabilité parentale et leur cheminement personnel. Dans le cadre de ses activités, le Carrefour Parenfants est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il a en sa possession ou sous sa garde.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels des personnes ayant recours aux services du Carrefour Parenfants ainsi que ses employés, et à encadrer la façon dont l’organisme collecte, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels qui lui sont transmis. La présente politique traite également de la façon dont le Carrefour Parenfants recueille les renseignements personnels par un moyen technologique.
1. Définitions
« employé » Toute personne qui travaille pour le Carrefour Parenfants moyennant rémunération, incluant la direction, ainsi que toutes personnes non rémunérées (bénévole, stagiaire).
« incident de confidentialité » Tout accès, utilisation ou communication d’un renseignement personnel non autorisé par la loi, de même que la perte d’un renseignement personnel ou toute forme d’atteinte à la protection d’un renseignement personnel.
« membre » Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels au Carrefour en lien avec la réalisation d’un événement, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un service.
« registre des incidents » L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.
« renseignement personnel » Toute information qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Ainsi, les prénoms/noms, numéros de téléphone, adresses postales et courriels, entre autres, sont considérés comme des renseignements personnels.
« risque de préjudice sérieux » Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant la sensibilité des renseignements concernés, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
2. Champ d’application
Cette politique s’applique aux employés du Carrefour Parenfants. Elle s’applique également à son site web sécurisé.
La politique vise tous les renseignements personnels recueillis dans le cadre de la prestation de services du Carrefour Parenfants.
3. Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels
Dans le cadre de ses services, le Carrefour Parenfants ne récolte que les renseignements personnels qui sont nécessaires à son fonctionnement et à l’exécution de sa mission, plus particulièrement pour:
· Assurer la sécurité des participants
· Faire la reddition de compte
· Répondre aux besoins de fonctionnement de l’organisme
· Respecter ses obligations règlementaires
Dans sa collecte, son utilisation et la communication des renseignements personnels, le Carrefour Parenfants applique les principes suivants :
Consentement :
De façon générale, Le Carrefour Parenfants collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée, parfois avec l’aide d’un proche ou d’un interprète au besoin. Ces informations sont obtenues avec le consentement, soit écrit ou implicite, de la personne concernée, sauf si une exception est prévue par la loi.
Le Carrefour Parenfants obtient également le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci, sauf si autrement prévu par la loi.
Collecte :
Tous les renseignements demandés aux personnes ayant besoin des services du Carrefour Parents le sont, car il y a une raison valable de le faire. Le Carrefour Parenfants ne collecte pas des renseignements qui ne seraient pas nécessaires pour la prestation de service, à moins que ceux-ci servent à des fins statistiques, dans tel cas les personnes en sont informées.
Les informations collectées auprès d’un tiers, lorsqu’il s’agit des instances gouvernementales, se font toujours avec la signature d’une procuration signifiant le consentement. Le consentement verbal est utilisé lorsque le Carrefour Parenfants doit contacter un autre organisme ou une autre personne. La communication avec un tiers pour la collecte de données est toujours faite dans une nécessité et pour la prestation de service.
Détention et utilisation :
Le Carrefour Parenfants veille à ce que les renseignements qu’il détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée. Les renseignements personnels ne sont utilisés que pour les raisons stipulées lors de la signature du consentement, et seulement pour la prestation de services demandée par la personne. Un nouveau consentement devra être signé lorsqu’une nouvelle demande de prestation de services sera demandée ou si la prestation de service concerne une nouvelle période de prestation.
Dès que l’organisme souhaite utiliser ces renseignements pour une autre raison, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée.
Lorsque le Carrefour Parenfants souhaite utiliser les renseignements personnels pour des fins statistiques, des analyses, des lettres ouvertes ou toute autre communication, les renseignements seront préalablement anonymisés.
L’accès aux renseignements personnels est limité aux employés, tous soumis à la présente politique.
Communication :
Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, le Carrefour Parenfants obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers, par un consentement écrit ou verbal.
Les renseignements confidentiels peuvent toutefois être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable ou que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement, le Carrefour Parenfants ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Durant le processus de destruction des renseignements personnels, le Carrefour Parenfants prend les mesures de protection nécessaires pour empêcher qu’un tiers ait accès aux renseignements.
5. Incident de confidentialité
Le Carrefour Parenfants s’engage à suivre les obligations suivantes :
· Tenir un registre des incidents de confidentialité;
· Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé lors d’un incident de confidentialité;
· Aviser la personne concernée et la Commission d’accès à l’information dans le cas où l’incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux.
6. Personne responsable de la protection des renseignements personnels
La direction, comme personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction peut déléguer cette responsabilité en le constatant par écrit. Sur le principal site web du Carrefour Parenfants, doit être indiqué, sous le titre de la direction ou de la personne responsable, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre.
De manière à assurer le traitement adéquat et uniforme de toute demande relativement à cette politique, toute demande d’accès ou de rectification et toute question doivent être transmises par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
La personne responsable doit veiller à assurer le respect de la législation applicable et de la politique et de modifier les pratiques au besoin. Elle tient à jour le registre des incidents. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de la personne responsable, la direction et le conseil d’administration désigneront une personne qui assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Lorsqu’un employé ou un membre constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la personne responsable de la protection des renseignements personnels afin qu’il soit inscrit au registre. L’employé ou le membre doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la personne responsable.
Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.
7. Sécurité des données
Le Carrefour Parenfants s’engage à mettre en place les mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels contenus dans ses dossiers.
8. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour retirer son consentement, demander accès ou demander une rectification, la personne concernée doit contacter par écrit la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
La personne concernée a également le droit de refuser de fournir les renseignements personnels lors de la collecte initiale.
9. Processus de traitement des plaintes
Réception
S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte, en communiquant par écrit avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Les informations suivantes sont requises dans la plainte :
· Nom
· Coordonnées (Numéro de téléphone)
· Objet
· Motif de la plainte
Traitement
Les plaintes sont traitées de façon confidentielle dans un délai de 30 jours.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
10. Approbation
La présente politique est approuvée par le conseil d’administration du Carrefour Parenfants et la personne responsable de la protection des renseignements personnels du Carrefour Parenfants.
11. Publication
La présente politique est publiée sur le site internet du Carrefour Parenfants. Cette politique est également disponible sur demande.
